Eine einfache Methode, wie du die Qualität der Zusammenarbeit im Team steigerst.

Einer der wichtigsten Schlüssel für eine produktive Zusammenarbeit ist Transparenz und Offenheit. Transparenz bedeutet in erster Linie, offen miteinander über gegenseitige Wünsche und Erwartungen zu sprechen. Dadurch entsteht Klarheit sowie ein gemeinsames Verständnis und es festigt sich das Vertrauen im Team. Und das macht euch so richtig produktiv.

Handlungsspielraum und Erwartungen

Der erste Schritt, um das Vertrauen in deinem Team zu stärken ist, den eigenen Handlungsraum klar zu haben. Und das gilt nicht nur für dich als Führungskraft, sondern in gleicher Weise auch für deine Mitarbeitenden. Denn in deinem Handlungsraum hast du alles zu 100% in deinem Einflussbereich. Hier entscheidest nur du, wie du über dich und andere denkst, ob du dich über etwas ärgerst oder grämst, ob du positiv in die Zukunft schaust oder nicht, ob das Glas halbvoll oder halbleer ist. Es geht vor allem auch darum, für dich zu wissen, wie du die Zusammenarbeit mit deinem Team gestalten möchtest, was Dos und was Don‘ts sind. Was deine Erwartungen und Wünsche an andere sind. Erwartungen werden in Teams sehr selten besprochen, dabei ist es so wichtig darüber zu reden, um mögliche Missverständnisse, Konflikte und falsche Vorstellungen zu reduzieren und aufzulösen.

Klarheit und Mitverantwortung

Neben den Erwartungen geht es auch darum, Klarheit zu haben, was dein Anteil an einer Situation ist oder welchen Beitrag du zu einer Situation leisten kannst. In meiner Arbeit mit Führungskräften höre ich immer wieder Aussagen wie: „ich habe zu diesem mühsamen Thema deshalb nichts beigetragen, weil es mich nervt, dass es immer um das Gleiche geht. Also habe ich an den Meetings nicht mehr teilgenommen, sollen sie das im Team alleine lösen.“

Etwas nicht zu tun, nicht anzusprechen oder sich zurückzuziehen ist auch ein Beitrag. Oft sind wir uns darüber nicht bewusst. Denn in Teams entstehen durchaus Dynamiken, den Fehler zuerst bei jemand anderem zu suchen, als das eigene Verhalten kritisch zu betrachten: was würde sich denn verändern, wenn sich jemand nicht zurückzieht, sondern für die Lösung einer Situation Mitverantwortung übernimmt?

Es gibt drei Punkte, über die du dich mit deinem Team verständigen solltest, damit das Vertrauen noch größer wird und die Qualität eurer Zusammenarbeit steigt.

  • Welche Erwartungen habe ich an mich – und an meine KollegInnen bzw. MitarbeiterInnen?
  • Wofür stehe ich in unserer Zusammenarbeit zur Verfügung und wofür nicht?
  • Was ist mein Beitrag/Anteil an einer Situation und welchen Beitrag habe ich noch nicht geleistet? Was könnte ich in Zukunft anders machen?

Bevor ihr diese Fragen im Team besprecht, ist es wichtig, dass jede und jeder einzelne von euch, sich in Form einer Selbstreflexion dazu Gedanken zu machen.Danach ist es wichtig, dass ihr die Ergebnisse eurer Einzelreflexionen miteinander teilt.

Die 1-Minuten-Runde

Am besten du probierst es im nächsten Team-Meeting gleich aus: mach‘ eine Runde, in der jeder aufgerufen ist, seine Erwartungen an die Zusammenarbeit im Team offen zu legen. Jedes Teammitglied hat kurz Zeit, sich dazu zu äußern. Wichtig ist, wie gesagt, dass alle vorbereitet sind und sich im Vorfeld Gedanken gemacht haben. In der Runde nimmst du dann die Zeit. 1 Minute pro Person. Die Minute deshalb, damit alle die gleiche Redezeit haben und rasch auf den Punkt kommen. Der, der als erster den Impuls hat, beginnt, und dann geht es im Uhrzeigersinn weiter. Als Führungskraft bist du der/die Letzte, die an der Reihe ist. Jeder von euch hört zu und macht sich Notizen. Danach machst du nochmal eine Runde, in der dein Team zu vorangegangenen Wortmeldungen Bezug oder Stellung nehmen kann. Ich empfehle euch, die Wortmeldungen schriftlich kurz und prägnant festzuhalten und danach miteinander zu teilen.

Solche 1-Minuten-Runden kannst du auch machen, um z.B. den eigenen Beitrag für ein Projekt abzufragen (abseits der fachlichen Arbeit, die jeder tut). Also beispielsweise mit der Frage: Was werde ich persönlich dazu beitragen, dass das Projekt gelingt?
Wieder hat jedes Teammitglied 1 Minuten Zeit. Auch hier gilt: jemand protokolliert die Wortmeldungen und verschickt sie danach an alle. Das kann im Laufe eines Projekts ein wichtiger Ankerpunkt sein, auf den ihr euch immer wieder beziehen könnt, wenn es vielleicht grad schwierig ist.

Probiere es einfach aus! Anfangs kostet es vielleicht ein wenig Überwindung, ganz offen über eure Erwartungen zu sprechen. Das legt sich aber rasch. Und du wirst sehen, wie die Qualität eurer Zusammenarbeit und eure Produktivität nach kurzer Zeit durch die Decke geht, wenn du das zu eurer Teamroutine machst. Denn jeder übernimmt Mitverantwortung für das Gelingen der Zusammenarbeit. Viel Erfolg!

Karin Weigl

Vertrauen führt – jetzt mehr denn je!

Weil Vertrauen ein Gefühl der Sicherheit gibt.

Stell dir vor, du arbeitest mit KollegInnen zusammen, die ihr ganzes Wissen aus eigenen Stücken mit dir teilen oder die sich auch in schwierigen Situationen für dich aus dem Fenster lehnen und Mitverantwortung übernehmen. Stell dir vor, du kannst der oder die sein, die du bist – ganz ohne Taktik zu überlegen, wie du dich in einer Situation am besten verhältst. Stell dir vor, du kannst etwas Vertrauliches erzählen – ohne zu befürchten, dass es die Runde macht und dir zum Nachteil gereicht…

Taktik oder Vertrauen?

Vor allem in Zeiten wie diesen, wenn sich gerade unsere gewohnte (Arbeits-)Welt auf den Kopf stellt, ist Vertrauen so wichtig wie nie zuvor. Wir unterscheiden zwischen persönlichem Vertrauen zu anderen Menschen und dem Vertrauen in Systeme und Strukturen. Gerade in Zeiten wie diesen braucht es beides. Vertrauen gibt uns ein Gefühl der Sicherheit. Es macht uns auch produktiv und schnell. All die Zeit und Energie, die in Zurückhaltung, taktische Vorgehensweisen, Rechtfertigungen oder gar Verschleierungen investiert wird, kann somit produktiv genutzt werden. Und das macht Unternehmen nicht nur effizient, sondern verleiht ihnen auch Stabilität, weil alle wirklichan einem Strang ziehen. Und Stabilität ist gerade jetzt in diesen Zeiten ein wichtiger Faktor.

Vertrauen nur als Lippenbekenntnis?

„Bei uns in der Firma ist das Vertrauen hoch. Wir haben alle ein gutes Verhältnis zueinander und helfen einander, wo es geht.“, erzählte uns letztens eine Führungskraft auf unsere Nachfrage, wie es denn dem Unternehmen seit Beginn der Krise ginge. Solche Aussagen hören wir häufig aus den Unternehmen. Egal ob gerade eine Krise herrscht oder nicht. Das, was mit „gutem Verhältnis zueinander“ gemeint ist, hat jedoch mit Vertrauen nur am Rande zu tun.  Denn man kann seinen Job machen und mit Menschen zusammenarbeiten, und ihnen oder dem Unternehmen dennoch nicht vertrauen. „Die Leute müssen ja nicht miteinander gut Freund sein. Solange sie gut zusammenarbeiten genügt das.“, heißt es dann oft auf unsere Nachfrage.

Wenn wir dann genauer nachfragen oder hinter die Kulissen schauen, zeigt sich leider oft ein anderes Bild. Denn auch, wenn die Führungsebene meint, den Mitarbeitern voll zu vertrauen, dann stellt sich die Frage, ob das entgegengebrachte Vertrauen auch in der Belegschaft als solches ankommt. Lippenbekenntnisse werden nämlich schnell entlarvt.

Lieber nochmal genau hinschauen

Wenn ähnliche Antworten, wie die der o.a. Führungskräfte, auch dein erster Impuls waren, dann bist du gut beraten, bei diesem Thema nochmal genau hinzuschauen – auch, wenn gerade alles bestens zu laufen scheint. Denn du lässt wertvolle Energie auf der Straße liegen.

Warum ist es also wichtig nochmal genau hinzuschauen und zu hören:

  • weil mangelndes Vertrauen meist nur in Nebensätzen oder unscheinbaren Aussagen erkennbar ist und damit lange Zeit unter dem alltäglichen Wahrnehmungsradar abläuft
  • weil es allen Beteiligten viel Energie kostet, die viel besser anders investiert werden kann
  • weil es allen Beteiligten die Freude an der Arbeit nimmt
  • es dein Team oder Unternehmen innerlich aushöhlen kann, wenn es zu lange unentdeckt bleibt

und am wichtigsten:

  • weil du an den Gründen für das fehlenden Vertrauen nichts verändern kannst, wenn du sie nicht kennst!

 

Folgende Fragen können dir als nächster Schritt bei deiner Betrachtung helfen. Notiere dir deine Antworten dazu;

  • Wie zeigst du deinen MitarbeiterInnen, dass du Vertrauen in sie hast?
  • Woran kannst du erkennen, dass dein gezeigtes Vertrauen auch bei anderen als Vertrauen wahrgenommen wird?
  • Woran kannst du erkennen, dass deine Leute wirklich produktiv miteinander arbeiten?
  • Woran machst du fest, dass echtes Vertrauen zwischen den Menschen im Unternehmen herrscht?

Diese Fragen eignen sich auch gut, um sie im Team in einer Meinungsrunde zu besprechen. Du machst den Anfang in der Runde, sei offen und ehrlich, wertschätzend und achtsam im Ausdruck. Eine Frage nach der anderen wird in der Runde besprochen. Jeder hat pro Frage 1 Min Zeit. Diese Offenheit stärkt euch als Team und fördert das Vertrauen.

Wir wünschen dir viel Erfolg dabei!

 

Mitarbeiterführung ist JETZT deine oberste Priorität!

Wie du dein Team wirksam virtuell führst.

Wenn deine MitarbeiterInnen im Home-Office arbeiten, dann mag das vielleicht auf den ersten Blick weniger Führungsnotwendigkeit bedeuten. Ganz das Gegenteil ist aber der Fall. Genau jetzt ist Mitarbeiterführung deine Hauptaufgabe. Warum?

Das Home-Office hat viele Vor- aber auch einige Nachteile: zum Beispiel bekommt man informell nicht mehr so viel mit. Du nicht und deine MitarbeiterInnen auch nicht. Außerdem fehlt die vorgegebene Struktur und die gewohnten Abläufe verändern sich für die meisten Menschen in deinem Team. Viele haben auch ihre Kinder zu Hause. In Ruhe zu arbeiten wird daher oftmals schwierig. Außerdem braucht es neue Tools, um die virtuelle Zusammenarbeit möglichst produktiv und einfach zu gestalten. Das gilt für den normalen Alltag von virtuellen Teams – und insbesondere in Zeiten wie diese, wo kein Stein auf dem anderen bleibt und jeder und jede plötzlich mit einer völlig neuen Arbeitssituation konfrontiert ist.

Jetzt zeigt sich, welche Führungskraft sich schnell und wendig an die neuen Gegebenheiten anpassen kann und ihr Team sicher durch die Veränderung navigiert. Hier zeigt sich, wer wirklich Leadership hat.

Worauf kommt es also an, um in Zeiten der Veränderung exzellent virtuell zu führen?
Hier einige Punkte als Anregung:

  • Gib dir und den anderen eine Struktur:
    setze einen täglichen Zeitplan auf, definiere Fixpunkte, ebenso wie Pausen. Außerdem braucht es Tools und Regeln für eine weiterhin produktive Zusammenarbeit.
  • Kommuniziere und informiere laufend:
    der tägliche Kontakt mit deinen MitarbeiterInnen – auch auf informeller Ebene – ist jetzt ein Muss. Kümmere dich um sie und ihre Sorgen. Gib ihren Emotionen Raum und nimm ihnen nicht die Motivation.
  • Triff Entscheidungen und setze diese zeitnah um:
    Schritt für Schritt und Tag für Tag: viele kleine Entscheidungen sind jetzt wichtiger als eine Große.
  • Zeige und beweise Vertrauen:
    Vertraue darauf, dass dein Team weiterhin produktiv arbeitet. Kontrollanrufe oder ähnliches erzeugen Unzufriedenheit und ein Gefühl des Misstrauens.
  • Kommuniziere und informiere laufend:(ja, das kommt bewusst ein zweites Mal!):
    du kannst nie zu viel mit deinem Team in Kontakt sein. Das ist sicher der anstrengendste Part, aber auch einer der wichtigsten. Sprich aus, was dir gefällt und was sie gut machen.

Setze also gleich die nächsten Schritte, um dich und dein Team gemeinsam durch die Krise zu führen. Welche werden das sein? Was konkret wirst du tun?

Wenn du dabei Unterstützung benötigst, dann melde dich bei uns unter welcome@wienerleadershipkongress.at. Gemeinsam schaffen wir das!

Karin Weigl
Fotocredit: Eigenproduktion

“Bleiben wir bitte sachlich!”

Gefühle haben etwas Überwältigendes. Sie entstehen im Augenblick, da sie Reaktionen auf etwas sind, das uns zustößt bzw. auf eine Situation, die sich einstellt. Von dieser Situation können positive Gefühle ausgehen: Freude, Glück oder Hoffnung; oder auch negative Gefühle: Angst, Enttäuschung, Trauer oder Zorn bzw. Wut. Und das kann (Mit-)Menschen manchmal ziemlich überfordern. Privat, aber auch im Arbeitsalltag. Und wenn in einem Konflikt oder nach unpopulären Entscheidungen dann die Aufforderung kommt, “doch bitte mal sachlich zu bleiben”, funktioniert das meistens nicht. Das haben wir alle schon mal erlebt.

Wir sind in einer Tradition – der westlichen Welt – aufgewachsen und zivilisiert worden, die seit Anbeginn das Denken eher über das Fühlen stellt. Verstand (Vernunft) und Gefühl, das ist ein Gegensatz, der oft mit einer Wertung verbunden ist; nämlich mit der Ansicht, dass unsere Gefühle durch unseren Verstand gezügelt, gezähmt werden sollen. Doch wenn Gefühle ins Spiel kommen, setzt der rationale Verstand meistens aus.

Räumlichkeit

Gefühle sind immer auf etwas (oder jemand) gerichtet und haben deshalb auch eine Räumlichkeit. Dies drückt sich in den Präpositionen aus, die wir verwenden: Wir haben Angst vor etwas oder jemandem, wir schämen uns vor jemandem für etwas, wir freuen uns (oder trauern) über etwas, wir sind zornig auf jemanden oder über etwas oder ärgern uns über jemanden oder etwas. Ebenso leiden wir – auch dies ist ein emotionaler Zustand – unter einer bestimmten Situation.

Wie kann man mit Emotionen im Arbeitsalltag umgehen?

In jedem Fall ist es wichtig, beispielsweise im Falle eines Konflikts oder einer unangenehmen Situation in einem Meeting, den Emotionen Raum zu geben, sie anzuerkennen. Das kann in einem Meeting durch eine „Meinungsrunde“ passieren. Jeder und jede hat reihum 2 Minuten Zeit (Zeit wird mitgestoppt), alles zu artikulieren, was ihm oder ihr zu einem Thema am Herzen liegt. Dabei wird weder kommentiert, noch bewertet. Jeder hört dem anderen zu, ohne zu unterbrechen. Das nimmt unmittelbaren Druck heraus. Manchmal braucht es noch eine zweite Runde, in der man dann durchaus die Fragestellung noch verändern kann: z.B. „Was müsste passieren, dass es noch schlimmer wird, als es gerade ist“ oder „Was brauche ich, damit ich heute wenigstens halbwegs gut aus diesem Meeting gehen kann“. Für die Führungskraft liefern diese Runden zusätzlich Informationen, die für die Kommunikation und Umsetzung einer Entscheidung oder nächster Schritte sehr relevant sein können. Zudem wird transparent, was die MitarbeiterInnen wirklich denken und fühlen.

Jedoch muss man als Führungskraft vielleicht auch mal aushalten, trotz Meinungsrunden ohne Lösung aus einem emotionalen Meeting zu gehen. In kurzen Einzelgespräche ein oder spätestens zwei Tage später kann man dann dazu beitragen, langsam gemeinsam wieder eine konstruktive Sicht einzunehmen: jeder hat sich wahrgenommen und gehört gefühlt, es ist alles gesagt. Also kann nun langsam auch an Lösungen gedacht werden, nachdem die ersten Emotionen abgeflaut sind.

Dr. Klaus Neundlinger & Karin Weigl

Der feuchte Kehricht.

Herbert ist in einem Unternehmen für das Controlling verantwortlich. Und Herbert ärgert sich regelmäßig darüber, dass die Projektmanager ihre Zeiten nicht erfassen. Also schreibt er Mails und ruft an, versucht sie, vor ihren Schreibtischen abzupassen. Dabei gehen viel Zeit und Energie verloren und andere Arbeiten bleiben auf der Strecke. Er hat ein Excel-Sheet programmiert, das alle Stückchen spielt, um Projekte nach allen möglichen Varianten auszuwerten und zu bewerten. Aber ohne die aktuellen und korrekten Daten gibt es keine valide Sicht auf die Projektkosten. Die Gründe seiner Kollegen interessieren ihn einen feuchten Kehricht, wie er meint, er kenne sie auch nicht genau. Er habe schließlich eine Aufgabe im Auftrag der Geschäftsleitung zu erfüllen, deren Sinnhaftigkeit augenscheinlich sei.

Der Karren steckt im Dreck…

Inge ist Projektmanagerin und sehr viel unterwegs. Meist ist sie 4 Tage die Woche vor Ort bei ihren Kundenfirmen und unterstützt diese dabei, ihre Prozesse schneller und effizienter zu gestalten. Sie gibt alles für die Firma und vergisst doch regelmäßig darauf, ihre Projektarbeitszeiten und Reisezeiten einzutragen. Vor allem deshalb, weil das Excel-Sheet in das sie die Daten eintragen sollte, einfach zu kompliziert ist und Zeit erfordert, die sie gefühlt nicht hat. Und sie ärgert sich regelmäßig über Herbert, der sie zu jedem Monatsletzten mit Anrufen und Mails regelrecht zubetoniert. Sein Excel interessiere sie einen feuchten Kehricht, hat sie letztens gesagt, denn es gäbe viel bessere Methoden, die Projektkosten zu erfassen, als seine selbstgestrickte, hoch komplexe Variante. Pattstellung also und der Karren steckt im Dreck.

Georg ist der Chef der Firma. Eine realistische Projektkalkulation ist schon lange ein großes Thema für ihn und ihm ist ein Dorn im Auge, dass das seit Jahren im Unternehmen nicht funktioniert. Gefühlte tausend Male hat er es schon beim einen oder anderen angesprochen. Gefühlte tausend Mal hat er versucht, Sanktionen zu setzen, die er per Rundmail kundtat. Ohne Verbesserung der Situation.

Miteinander reden statt übereinander.

Solche und ähnliche Situationen sind in Unternehmen keine Seltenheit. Es wird übereinander geredet, statt miteinander. Die Schuld wird hin und hergeschoben: der jeweils andere solle etwas anders machen, um eine Situation zu lösen.

Dabei hat jeder von uns einen Beitrag zu einer – oftmals auch verfahrenen – Situation. Und sei es schlichtweg, dass wir nichts machen, um sie zu verändern, dass wir etwas nicht aussprechen oder auf unserem Standpunkt beharren und damit alles blockieren. Dass wir anderen keine Chance geben, etwas zu klären, weil es für uns vermeintlich unwichtig ist, oder uns bei anderen über eine Person beklagen, statt diese direkt anzusprechen.

Vor der eigenen Türe wird oft viel zu wenig gekehrt.

Herbert, zum Beispiel, hat sich nie ehrlich für die wahren Gründe seiner KollegInnen interessiert und war auch nicht offen für alternative Lösungswege, weil er so viel Zeit und Energie in sein Excel gesteckt hatte. Inge, auf der anderen Seite, hat Herbert nie direkt gesagt, dass es an der Komplexität seines Excels lag, weshalb sie Monat für Monat kaum dazu überredet werden konnte, die Daten einzutragen. Und Georg hätte schon längst mal alle Betroffenen an einen Tisch bringen können, die Wichtigkeit für die Profitabilität des Unternehmens hervorstreichen und ein gemeinsames Verständnis für Prozess und Tool herstellen können, statt nur Mails zu schicken und die Leute einzeln darauf anzusprechen. Jeden also einbeziehen und seine oder ihre Gründe hören, warum das leidige Thema Zeiterfassung nicht gelöst werden könne.

Welchen Anteil habe ich daran, dass etwas so ist, wie es ist?

Wenn also wieder mal ein Thema unlösbar erscheint und alle bereits frustriert sind, dann ist es gut, alle Betroffenen an einen Tisch holen. Mache sie zu Beteiligten, in dem du reihum die Frage beantworten lässt: „Was ist mein persönlicher Anteil an der Situation? Was trage ich dazu bei, dass das Thema nicht gelöst werden kann?“ Und du wirst sehen, welchen Unterschied es macht, und wie rasch ein Problem konstruktiv angegangen werden kann, wenn jeder zuerst mal ausgesprochenerweise vor der eigenen Türe kehren muss – auch der Chef – , statt sich gefühlt nur um den Kehricht der anderen zu kümmern.

Wie sagte Goethe schon vor langer Zeit:

“Jeder kehre vor seiner eigenen Türe und die Welt ist sauber.”

Laufend frisches Fischfutter erhalten.

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