Wenn langsam die Bindung zum Unternehmen verloren geht…

Wenn MitarbeiterInnen monatelang ohne physische Nähe miteinander aus dem Home-Office arbeiten, geht auf die Dauer etwas Wichtiges verloren: der informelle Kontakt unter den Menschen. Er ist der Kitt, der das Unternehmen zusammenhält und einen wichtigen Beitrag zur Produktivität leistet.

Alleine zu Hause – alleine im Büro

In „normalen Zeiten“, also in denen wir nicht mit Einschränkungen durch CVOVID-19 konfrontiert sind, ist das alles kein Problem. Denn Home-Office ist meist eine freiwillige Sache und wir sind verhältnismäßig frei, wie wir die Zusammenarbeit remote gestalten. In Zeiten wie diesen, in denen es Kontaktbeschränkungen gibt, Unternehmen ihre Leute verstärkt ins Home-Office schicken und forcieren, dass diese von zu Hause arbeiten, ist es anders. Zwar ist es immer noch bis zu einem gewissen Grad freiwillig, denn man darf ja grundsätzlich ins Büro gehen, um dort zu arbeiten, aber aufgrund der Kontaktbeschränkungen trifft man in vielen Unternehmen nur sehr vereinzelt auf Leute. Wenn in den Büros niemand ist, wenn die Kaffeeküchen als Kommunikationszentren gesperrt sind, Kantinen geschlossen und eine leibliche Versorgung nur durch Automaten gewährleistet ist, dann kann man ja auch gleich zu Hause bleiben, sagen MitarbeiterInnen. Denn alleine – oder so gut wie alleine – im Büro zu arbeiten bringt für viele keinen erkennbaren Mehrwert – zumindest keinen sozialen. Und gerade diese sozialen Einschränkungen gehen nicht spurlos an den MitarbeiterInnen vorbei. Sie beeinträchtigen dauerhaft die Bindung zur Firma.

Worauf sollten demnach Organisationen achten, damit ihre MitarbeiterInnen sich weiterhin dem Unternehmen verbunden fühlen?

Der informelle Austausch fehlt immer mehr…

Während vielerorts die Leistungsfähigkeit im Home-Office steigt, weil Wege und Pausen wegfallen und alleine dadurch schon mehr gearbeitet wird, beginnt im Gegenzug die Motivation zu sinken. Grund dafür ist der fehlende informelle Austausch untereinander. Ein Austausch, der in den Kaffeeküchen, bei den Rauchpausen, in den Gängen, in der Kantine passiert. Ein Austausch, den man nicht strukturiert steuern kann, weil er zufällig entsteht: man trifft jemand am Gang und spricht ihn oder sie auf ein gerade laufendes Projekt an und fragt nach dem Fortschritt. Dabei erfährt man zufällig, welche Veränderungen es gerade in einem Bereich des Unternehmens gibt. Oder eine andere Situation: in der Kaffeeküche wird das Thema der bevorstehenden Zusammenlegung zweier Abteilungen besprochen. Es wird kritisiert und hinterfragt. Man beschwert sich über die Situation, man lässt Dampf ab und weiß: ich bin mit meiner Meinung nicht alleine. Im physischen Miteinander entsteht eine Spontaneität und Dynamik, die durch Videocalls oder Telefonate nicht ersetzt werden kann.

Spontane und ungeplante Zusammentreffen sowie informelle Informationsweitergabe fallen jedoch weg, wenn jeder für sich von zu Hause arbeitet. Führungskräfte berichten, dass sie zusehends Angst haben, ihre MitarbeiterInnen emotional zu verlieren.

…und auch die informelle Anerkennung

Alleine zu Hause, abgeschnitten vom persönlichen Austausch. Das hat nach den ersten Monaten langsam aber sicher eine gewichtige Auswirkung auf das Zugehörigkeitsgefühl und die Motivation der Einzelnen. Denn was neben der Infoweitergabe beim informellen Austausch im Büro noch dazu kommt, ist die Anerkennung durch KollegInnen. Auch wenn die Führungskräfte vielerorts einen phantastischen Job machen und sich in vielerlei Hinsicht um ihre MitarbeiterInnen kümmern, so brauchen Menschen nicht nur die Anerkennung durch ihre Chefs, sondern auch Feedback von ihren KollegInnen: Aufmunterung in frustrierenden Situationen, Bestärkung, wenn mal etwas nicht so läuft, wie man das gerne hätte, Lob, wenn etwas besonders gut gelaufen ist, Bestätigung, dass es anderen öhnlich geht, wie mir…

Seit dem Lockdown im März 2020 erleben viele MitarbeiterInnen, dass dieses informelle Feedback von jetzt auf gleich auf Null gestellt wurde. „Wenn dieses Feedback langfristig fehlt, dann wird es zum Problem. Denn es schleicht sich das Gefühl ein, dass keiner mehr mitkriegt, was ich tue, woran ich gerade arbeite“, erzählt mir ein Mitarbeiter eines großen österreichischen Unternehmens. Und das hat vor allem auch Auswirkungen auf all jene, die beispielsweise neu im Unternehmen sind und nicht sichtbare werden können oder die Karriere machen wollen und dadurch keine Möglichkeit zur Positionierung haben.

Fixe Anwesenheitsroutinen sind gefragt

All die oben genannten Punkte betreffen vor allem Unternehmen, die keine fixen Anwesenheitsroutinen bzw. in ihren Teams keinen fixen Bürotag pro Woche eingeführt haben, an denen mehrere Personen im Unternehmen sind. Es wäre also sinnvoll für solche Unternehmen nochmal ihre internen Maßnahmen zu prüfen und die Büropräsenz zumindest an 1 Tag pro Woche zu forcieren. Denn so schnell werden die COVID-Beschränkungen nicht gelockert werden, wie es aussieht. Daher haben viele Unternehmen ihre Home-Office Regelungen bis Frühling 2021 verlängert. Das würde dann für die meisten MitarbeiterInnen bedeuten, dass sie im Endefeffekt ein gutes Jahr ohne physischen Kontakt zu ihren Kollegen verbracht haben.

Worauf sollten Unternehmen also achten, um die Bindung ihrer MitarbeiterInnen in Zeiten wie diesen zu fördern?

Sofern es natürlich die COVID-Restriktionen zulassen, ist es wichtig, wieder regelmäßige Kontaktinseln zu schaffen, in denen MitarbeiterInnen einander informell und offline begegnen können. Auch das Öffnen von Kaffeeküchen unter Einhaltung der notwendigen Maßnahmen wäre eine Möglichkeit. Oder informelle Outdoor-Treffen in kleineren Gruppen zu organisieren, in denen man z.B. miteinander spazieren geht.

Der Impact des informellen Austauschs auf Motivation und Produktivität ist nicht zu unterschätzen. Ein dringendes Thema, dem sich Unternehmen und Führungskräfte gerade jetzt aktiv widmen sollten.

karin weigl

Eine einfache Methode, wie du die Qualität der Zusammenarbeit im Team steigerst.

Einer der wichtigsten Schlüssel für eine produktive Zusammenarbeit ist Transparenz und Offenheit. Transparenz bedeutet in erster Linie, offen miteinander über gegenseitige Wünsche und Erwartungen zu sprechen. Dadurch entsteht Klarheit sowie ein gemeinsames Verständnis und es festigt sich das Vertrauen im Team. Und das macht euch so richtig produktiv.

Handlungsspielraum und Erwartungen

Der erste Schritt, um das Vertrauen in deinem Team zu stärken ist, den eigenen Handlungsraum klar zu haben. Und das gilt nicht nur für dich als Führungskraft, sondern in gleicher Weise auch für deine Mitarbeitenden. Denn in deinem Handlungsraum hast du alles zu 100% in deinem Einflussbereich. Hier entscheidest nur du, wie du über dich und andere denkst, ob du dich über etwas ärgerst oder grämst, ob du positiv in die Zukunft schaust oder nicht, ob das Glas halbvoll oder halbleer ist. Es geht vor allem auch darum, für dich zu wissen, wie du die Zusammenarbeit mit deinem Team gestalten möchtest, was Dos und was Don‘ts sind. Was deine Erwartungen und Wünsche an andere sind. Erwartungen werden in Teams sehr selten besprochen, dabei ist es so wichtig darüber zu reden, um mögliche Missverständnisse, Konflikte und falsche Vorstellungen zu reduzieren und aufzulösen.

Klarheit und Mitverantwortung

Neben den Erwartungen geht es auch darum, Klarheit zu haben, was dein Anteil an einer Situation ist oder welchen Beitrag du zu einer Situation leisten kannst. In meiner Arbeit mit Führungskräften höre ich immer wieder Aussagen wie: „ich habe zu diesem mühsamen Thema deshalb nichts beigetragen, weil es mich nervt, dass es immer um das Gleiche geht. Also habe ich an den Meetings nicht mehr teilgenommen, sollen sie das im Team alleine lösen.“

Etwas nicht zu tun, nicht anzusprechen oder sich zurückzuziehen ist auch ein Beitrag. Oft sind wir uns darüber nicht bewusst. Denn in Teams entstehen durchaus Dynamiken, den Fehler zuerst bei jemand anderem zu suchen, als das eigene Verhalten kritisch zu betrachten: was würde sich denn verändern, wenn sich jemand nicht zurückzieht, sondern für die Lösung einer Situation Mitverantwortung übernimmt?

Es gibt drei Punkte, über die du dich mit deinem Team verständigen solltest, damit das Vertrauen noch größer wird und die Qualität eurer Zusammenarbeit steigt.

  • Welche Erwartungen habe ich an mich – und an meine KollegInnen bzw. MitarbeiterInnen?
  • Wofür stehe ich in unserer Zusammenarbeit zur Verfügung und wofür nicht?
  • Was ist mein Beitrag/Anteil an einer Situation und welchen Beitrag habe ich noch nicht geleistet? Was könnte ich in Zukunft anders machen?

Bevor ihr diese Fragen im Team besprecht, ist es wichtig, dass jede und jeder einzelne von euch, sich in Form einer Selbstreflexion dazu Gedanken zu machen.Danach ist es wichtig, dass ihr die Ergebnisse eurer Einzelreflexionen miteinander teilt.

Die 1-Minuten-Runde

Am besten du probierst es im nächsten Team-Meeting gleich aus: mach‘ eine Runde, in der jeder aufgerufen ist, seine Erwartungen an die Zusammenarbeit im Team offen zu legen. Jedes Teammitglied hat kurz Zeit, sich dazu zu äußern. Wichtig ist, wie gesagt, dass alle vorbereitet sind und sich im Vorfeld Gedanken gemacht haben. In der Runde nimmst du dann die Zeit. 1 Minute pro Person. Die Minute deshalb, damit alle die gleiche Redezeit haben und rasch auf den Punkt kommen. Der, der als erster den Impuls hat, beginnt, und dann geht es im Uhrzeigersinn weiter. Als Führungskraft bist du der/die Letzte, die an der Reihe ist. Jeder von euch hört zu und macht sich Notizen. Danach machst du nochmal eine Runde, in der dein Team zu vorangegangenen Wortmeldungen Bezug oder Stellung nehmen kann. Ich empfehle euch, die Wortmeldungen schriftlich kurz und prägnant festzuhalten und danach miteinander zu teilen.

Solche 1-Minuten-Runden kannst du auch machen, um z.B. den eigenen Beitrag für ein Projekt abzufragen (abseits der fachlichen Arbeit, die jeder tut). Also beispielsweise mit der Frage: Was werde ich persönlich dazu beitragen, dass das Projekt gelingt?
Wieder hat jedes Teammitglied 1 Minuten Zeit. Auch hier gilt: jemand protokolliert die Wortmeldungen und verschickt sie danach an alle. Das kann im Laufe eines Projekts ein wichtiger Ankerpunkt sein, auf den ihr euch immer wieder beziehen könnt, wenn es vielleicht grad schwierig ist.

Probiere es einfach aus! Anfangs kostet es vielleicht ein wenig Überwindung, ganz offen über eure Erwartungen zu sprechen. Das legt sich aber rasch. Und du wirst sehen, wie die Qualität eurer Zusammenarbeit und eure Produktivität nach kurzer Zeit durch die Decke geht, wenn du das zu eurer Teamroutine machst. Denn jeder übernimmt Mitverantwortung für das Gelingen der Zusammenarbeit. Viel Erfolg!

Karin Weigl

Vertrauen führt – jetzt mehr denn je!

Weil Vertrauen ein Gefühl der Sicherheit gibt.

Stell dir vor, du arbeitest mit KollegInnen zusammen, die ihr ganzes Wissen aus eigenen Stücken mit dir teilen oder die sich auch in schwierigen Situationen für dich aus dem Fenster lehnen und Mitverantwortung übernehmen. Stell dir vor, du kannst der oder die sein, die du bist – ganz ohne Taktik zu überlegen, wie du dich in einer Situation am besten verhältst. Stell dir vor, du kannst etwas Vertrauliches erzählen – ohne zu befürchten, dass es die Runde macht und dir zum Nachteil gereicht…

Taktik oder Vertrauen?

Vor allem in Zeiten wie diesen, wenn sich gerade unsere gewohnte (Arbeits-)Welt auf den Kopf stellt, ist Vertrauen so wichtig wie nie zuvor. Wir unterscheiden zwischen persönlichem Vertrauen zu anderen Menschen und dem Vertrauen in Systeme und Strukturen. Gerade in Zeiten wie diesen braucht es beides. Vertrauen gibt uns ein Gefühl der Sicherheit. Es macht uns auch produktiv und schnell. All die Zeit und Energie, die in Zurückhaltung, taktische Vorgehensweisen, Rechtfertigungen oder gar Verschleierungen investiert wird, kann somit produktiv genutzt werden. Und das macht Unternehmen nicht nur effizient, sondern verleiht ihnen auch Stabilität, weil alle wirklichan einem Strang ziehen. Und Stabilität ist gerade jetzt in diesen Zeiten ein wichtiger Faktor.

Vertrauen nur als Lippenbekenntnis?

„Bei uns in der Firma ist das Vertrauen hoch. Wir haben alle ein gutes Verhältnis zueinander und helfen einander, wo es geht.“, erzählte uns letztens eine Führungskraft auf unsere Nachfrage, wie es denn dem Unternehmen seit Beginn der Krise ginge. Solche Aussagen hören wir häufig aus den Unternehmen. Egal ob gerade eine Krise herrscht oder nicht. Das, was mit „gutem Verhältnis zueinander“ gemeint ist, hat jedoch mit Vertrauen nur am Rande zu tun.  Denn man kann seinen Job machen und mit Menschen zusammenarbeiten, und ihnen oder dem Unternehmen dennoch nicht vertrauen. „Die Leute müssen ja nicht miteinander gut Freund sein. Solange sie gut zusammenarbeiten genügt das.“, heißt es dann oft auf unsere Nachfrage.

Wenn wir dann genauer nachfragen oder hinter die Kulissen schauen, zeigt sich leider oft ein anderes Bild. Denn auch, wenn die Führungsebene meint, den Mitarbeitern voll zu vertrauen, dann stellt sich die Frage, ob das entgegengebrachte Vertrauen auch in der Belegschaft als solches ankommt. Lippenbekenntnisse werden nämlich schnell entlarvt.

Lieber nochmal genau hinschauen

Wenn ähnliche Antworten, wie die der o.a. Führungskräfte, auch dein erster Impuls waren, dann bist du gut beraten, bei diesem Thema nochmal genau hinzuschauen – auch, wenn gerade alles bestens zu laufen scheint. Denn du lässt wertvolle Energie auf der Straße liegen.

Warum ist es also wichtig nochmal genau hinzuschauen und zu hören:

  • weil mangelndes Vertrauen meist nur in Nebensätzen oder unscheinbaren Aussagen erkennbar ist und damit lange Zeit unter dem alltäglichen Wahrnehmungsradar abläuft
  • weil es allen Beteiligten viel Energie kostet, die viel besser anders investiert werden kann
  • weil es allen Beteiligten die Freude an der Arbeit nimmt
  • es dein Team oder Unternehmen innerlich aushöhlen kann, wenn es zu lange unentdeckt bleibt

und am wichtigsten:

  • weil du an den Gründen für das fehlenden Vertrauen nichts verändern kannst, wenn du sie nicht kennst!

 

Folgende Fragen können dir als nächster Schritt bei deiner Betrachtung helfen. Notiere dir deine Antworten dazu;

  • Wie zeigst du deinen MitarbeiterInnen, dass du Vertrauen in sie hast?
  • Woran kannst du erkennen, dass dein gezeigtes Vertrauen auch bei anderen als Vertrauen wahrgenommen wird?
  • Woran kannst du erkennen, dass deine Leute wirklich produktiv miteinander arbeiten?
  • Woran machst du fest, dass echtes Vertrauen zwischen den Menschen im Unternehmen herrscht?

Diese Fragen eignen sich auch gut, um sie im Team in einer Meinungsrunde zu besprechen. Du machst den Anfang in der Runde, sei offen und ehrlich, wertschätzend und achtsam im Ausdruck. Eine Frage nach der anderen wird in der Runde besprochen. Jeder hat pro Frage 1 Min Zeit. Diese Offenheit stärkt euch als Team und fördert das Vertrauen.

Wir wünschen dir viel Erfolg dabei!

 

Mitarbeiterführung ist JETZT deine oberste Priorität!

Wie du dein Team wirksam virtuell führst.

Wenn deine MitarbeiterInnen im Home-Office arbeiten, dann mag das vielleicht auf den ersten Blick weniger Führungsnotwendigkeit bedeuten. Ganz das Gegenteil ist aber der Fall. Genau jetzt ist Mitarbeiterführung deine Hauptaufgabe. Warum?

Das Home-Office hat viele Vor- aber auch einige Nachteile: zum Beispiel bekommt man informell nicht mehr so viel mit. Du nicht und deine MitarbeiterInnen auch nicht. Außerdem fehlt die vorgegebene Struktur und die gewohnten Abläufe verändern sich für die meisten Menschen in deinem Team. Viele haben auch ihre Kinder zu Hause. In Ruhe zu arbeiten wird daher oftmals schwierig. Außerdem braucht es neue Tools, um die virtuelle Zusammenarbeit möglichst produktiv und einfach zu gestalten. Das gilt für den normalen Alltag von virtuellen Teams – und insbesondere in Zeiten wie diese, wo kein Stein auf dem anderen bleibt und jeder und jede plötzlich mit einer völlig neuen Arbeitssituation konfrontiert ist.

Jetzt zeigt sich, welche Führungskraft sich schnell und wendig an die neuen Gegebenheiten anpassen kann und ihr Team sicher durch die Veränderung navigiert. Hier zeigt sich, wer wirklich Leadership hat.

Worauf kommt es also an, um in Zeiten der Veränderung exzellent virtuell zu führen?
Hier einige Punkte als Anregung:

  • Gib dir und den anderen eine Struktur:
    setze einen täglichen Zeitplan auf, definiere Fixpunkte, ebenso wie Pausen. Außerdem braucht es Tools und Regeln für eine weiterhin produktive Zusammenarbeit.
  • Kommuniziere und informiere laufend:
    der tägliche Kontakt mit deinen MitarbeiterInnen – auch auf informeller Ebene – ist jetzt ein Muss. Kümmere dich um sie und ihre Sorgen. Gib ihren Emotionen Raum und nimm ihnen nicht die Motivation.
  • Triff Entscheidungen und setze diese zeitnah um:
    Schritt für Schritt und Tag für Tag: viele kleine Entscheidungen sind jetzt wichtiger als eine Große.
  • Zeige und beweise Vertrauen:
    Vertraue darauf, dass dein Team weiterhin produktiv arbeitet. Kontrollanrufe oder ähnliches erzeugen Unzufriedenheit und ein Gefühl des Misstrauens.
  • Kommuniziere und informiere laufend:(ja, das kommt bewusst ein zweites Mal!):
    du kannst nie zu viel mit deinem Team in Kontakt sein. Das ist sicher der anstrengendste Part, aber auch einer der wichtigsten. Sprich aus, was dir gefällt und was sie gut machen.

Setze also gleich die nächsten Schritte, um dich und dein Team gemeinsam durch die Krise zu führen. Welche werden das sein? Was konkret wirst du tun?

Wenn du dabei Unterstützung benötigst, dann melde dich bei uns unter welcome@wienerleadershipkongress.at. Gemeinsam schaffen wir das!

Karin Weigl
Fotocredit: Eigenproduktion

“Bleiben wir bitte sachlich!”

Gefühle haben etwas Überwältigendes. Sie entstehen im Augenblick, da sie Reaktionen auf etwas sind, das uns zustößt bzw. auf eine Situation, die sich einstellt. Von dieser Situation können positive Gefühle ausgehen: Freude, Glück oder Hoffnung; oder auch negative Gefühle: Angst, Enttäuschung, Trauer oder Zorn bzw. Wut. Und das kann (Mit-)Menschen manchmal ziemlich überfordern. Privat, aber auch im Arbeitsalltag. Und wenn in einem Konflikt oder nach unpopulären Entscheidungen dann die Aufforderung kommt, “doch bitte mal sachlich zu bleiben”, funktioniert das meistens nicht. Das haben wir alle schon mal erlebt.

Wir sind in einer Tradition – der westlichen Welt – aufgewachsen und zivilisiert worden, die seit Anbeginn das Denken eher über das Fühlen stellt. Verstand (Vernunft) und Gefühl, das ist ein Gegensatz, der oft mit einer Wertung verbunden ist; nämlich mit der Ansicht, dass unsere Gefühle durch unseren Verstand gezügelt, gezähmt werden sollen. Doch wenn Gefühle ins Spiel kommen, setzt der rationale Verstand meistens aus.

Räumlichkeit

Gefühle sind immer auf etwas (oder jemand) gerichtet und haben deshalb auch eine Räumlichkeit. Dies drückt sich in den Präpositionen aus, die wir verwenden: Wir haben Angst vor etwas oder jemandem, wir schämen uns vor jemandem für etwas, wir freuen uns (oder trauern) über etwas, wir sind zornig auf jemanden oder über etwas oder ärgern uns über jemanden oder etwas. Ebenso leiden wir – auch dies ist ein emotionaler Zustand – unter einer bestimmten Situation.

Wie kann man mit Emotionen im Arbeitsalltag umgehen?

In jedem Fall ist es wichtig, beispielsweise im Falle eines Konflikts oder einer unangenehmen Situation in einem Meeting, den Emotionen Raum zu geben, sie anzuerkennen. Das kann in einem Meeting durch eine „Meinungsrunde“ passieren. Jeder und jede hat reihum 2 Minuten Zeit (Zeit wird mitgestoppt), alles zu artikulieren, was ihm oder ihr zu einem Thema am Herzen liegt. Dabei wird weder kommentiert, noch bewertet. Jeder hört dem anderen zu, ohne zu unterbrechen. Das nimmt unmittelbaren Druck heraus. Manchmal braucht es noch eine zweite Runde, in der man dann durchaus die Fragestellung noch verändern kann: z.B. „Was müsste passieren, dass es noch schlimmer wird, als es gerade ist“ oder „Was brauche ich, damit ich heute wenigstens halbwegs gut aus diesem Meeting gehen kann“. Für die Führungskraft liefern diese Runden zusätzlich Informationen, die für die Kommunikation und Umsetzung einer Entscheidung oder nächster Schritte sehr relevant sein können. Zudem wird transparent, was die MitarbeiterInnen wirklich denken und fühlen.

Jedoch muss man als Führungskraft vielleicht auch mal aushalten, trotz Meinungsrunden ohne Lösung aus einem emotionalen Meeting zu gehen. In kurzen Einzelgespräche ein oder spätestens zwei Tage später kann man dann dazu beitragen, langsam gemeinsam wieder eine konstruktive Sicht einzunehmen: jeder hat sich wahrgenommen und gehört gefühlt, es ist alles gesagt. Also kann nun langsam auch an Lösungen gedacht werden, nachdem die ersten Emotionen abgeflaut sind.

Dr. Klaus Neundlinger & Karin Weigl

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